AVG-persoonsgegevens, gebruik en opslag
Conform de nieuwe regels van de Autoriteit persoonsgegevens doet vanaf 25 mei 2018 de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zijn intrede en is het van belang dat ook de Historische Vereniging De Proosdijlanden en omgeving hierna te noemen HVP, inzage geeft in het gebruik van foto’s en films die door de vereniging verzameld en gemaakt worden.

1. Doel:
• 1.1 Eén van de doelstellingen van de HVP is het verzamelen van zoveel mogelijk beeldmateriaal zoals foto’s, films e.d. en dit in een aan te leggen archief te bewaren en te beschrijven zowel in gedrukte vorm als digitaal.
• 1.2 De beelden en gegevens die HVP verzamelt c.q. maakt worden gebruikt voor archiverings- en publicitaire doeleinden. De foto’s / films zijn primair bestemd voor het archief van de HVP, zowel in gedrukte vorm als digitaal, maar kunnen tevens gebruikt worden in publicaties zoals bladen, tijdschriften, internetmedia(Collectiebank), boeken en andere gedrukte media. Daarnaast kunnen sommige foto’s illustrerend gebruikt worden bij een artikel over een relevant onderwerp zoals bijvoorbeeld foto’s van carnaval bij een onderwerp dat te maken heeft met carnaval. Films kunnen gebruikt worden voor vertoning in bijeenkomsten en internet (Collectiebank).
• 1.3 Beelden kunnen voor commerciële doeleinden gebruikt worden zoals kalenders, boeken e.d. Beelden zijn uiteraard relevant aan het onderwerp.
• 1.4 Sommige beelden kunnen decorstuk worden zoals flyers, affiches, posters en andere aankondigingen zoals banners bij events. Wederom in relevantie met het onderwerp zoals carnavalsfoto in etalage tijdens de carnavalsperiode.
• 1.5 Een verzameling van foto’s kan gebruikt worden voor tentoonstellingen(slideshow).
• 1.6 Foto’s worden in de beeldbank opgeslagen omdat ze een geschiedkundige taak hebben voor onderwerpen die te maken hebben met het verleden.
• 1.7 Foto’s in digitale vorm worden op de Collectiebank alleen voorzien van namen. Foto’s in gedrukte vorm worden voorzien van zoveel mogelijke relevante informatie.

2. Ontvangst Persoonsgegevens derde personen
• 2.0 Persoonsgegevens worden niet verstrekt aan derden, met uitzondering van namen. Indien iemand in contact wil komen met een persoon op de foto waarvan persoonsgegevens bekend zijn bij de maker van het beeld dan zal dit (indien mogelijk) in overleg gaan met degene die op de foto staat.

3. Duur van de opslag
• 3.1 De persoonsgegevens blijven onbeperkt behouden maar worden niet verstrekt aan anderen (conform punt 2.0).
• 3.2 Mits anders overeengekomen blijven, met betrekking tot fotografie, foto’s wel langer dan een jaar behouden omdat ze een geschiedkundige taak tot doel hebben; zie punt 1.6.
• 3.3 Persoonsgegevens in adressen en e-mails met informatie betreffende een aankoop/bestelling/betaling worden alleen opgeslagen als ze relevant zijn voor toekomstige betalingen/aankopen met een periode van ca. 1 jaar.
• 3.4 Omdat vanwege de belastingen zakelijke administratie 7 jaar behouden moet blijven zullen een aantal persoonsgegeven zoals facturen bewaard blijven tot de periode verlopen is. Daarna worden de stukken vernietigd.
• 3.5 Foto’s in gedrukte vorm worden opgeslagen in ordners. Omdat bepaalde gegevens relevant zijn vanwege de historische waarde zullen zij onbeperkt bewaard blijven.
• 3.6 Films worden alleen digitaal opgeslagen.
• 3.7 Opslag van digitale foto’s zal plaatsvinden op de systemen van Mediafiler (zie voor verdere info de AVG-verklaring van Mediafiler), laptop, memory-sticks, Cd’s, Dvd’s en externe harde schijven van de HVP. Dit alles heeft tot doel materiaal te bewaren voor hergebruik inzake geschiedkundige, historische en illustrerende doeleinden.

4. Recht op inzage c.q. wijziging/verwijdering
• 4.1 Indien personen zichzelf herkennen op beeld en met gegronde bezwaren kunnen aantonen dat hierdoor hun privacy aangetast wordt dan kunnen zij via info@proosdijlanden.nl  hun bezwaar kenbaar maken. Alleen als dit bezwaar gegrond is zal de HVP de betreffende foto verwijderen, of indien het een groepsfoto betreft, de betreffende persoon onherkenbaar maken.
• 4.2 Indien een persoon bezwaar heeft inzake persoonsgegevens in de vorm van mailadressen, zakenadres, woonadres en andere informatie dan zal de HVP deze ook verwijderen, mits er een gegrond bezwaar is.
• 4.3 Indien informatie, personen betreffende, niet juist is en het anders geformuleerd dient te worden dan kan een rectificatie aangevraagd worden via info@proosdijlanden.nl.  Er zal dan een aanpassing plaatsvinden na controle van deze gegevens.

5. Informatie over klachten
• 5.0 Mochten er toch nog klachten zijn inzake persoonsgegevens, dan kunnen die eventueel ook nog gemeld worden via de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

6. Overige informatie
• 6.1 Klachten over personen op foto’s zonder dat de persoon op de foto’s zelf een klacht indient worden niet in behandeling genomen. De op de foto afgebeelde personen dienen zelf contact op te nemen met info@proosdijlanden.nl en na onderzoek inzake terechte of onterechte plaatsing/publicatie zal de foto aangepast of verwijderd worden.
• 6.2 Foto’s waarop personen staan die overleden zijn, worden niet verwijderd tenzij nabestaanden duidelijk gegronde redenen hebben waarom foto’s verwijderd zouden moeten worden.
• 6.3 De foto’s zijn eigendom van de HVP en worden alleen met toestemming/goedkeuring van de HVP geleverd aan aanvragers conform punt 1.2.
• 6.4 Conform punt 1.4 kan het voorkomen dat de functie van een door derden gebruikte foto niet past bij het verhaal en dit zelfs als kwetsend ervaren wordt. De klacht dient u dan in te dienen bij degene die de foto heeft gepubliceerd en niet de HVP of een van de makers in opdracht van de HVP. De publicist is in dit geval de eindverantwoordelijke. Uiteraard mag u het wel even per mail aan info@proosdijlanden.nl.  
Eventuele stappen worden niet ondernemen namens u, maar de HVP zal de persoon hierover aanspreken.